Personalunterlagen einfach verwalten

    Wird Ihr Aufwand für die Bearbeitung der Personaldaten immer mehr?
    Mit der digitalen Personalakte von Gerling Consulting auf Basis der DMS-Lösung von ELO können Sie Ihr Problem lösen

     

    Die digitale Personalakte hilft uns alle Daten zentral abzulegen und jeder Zeit Zugriff darauf zu haben.

     

     

    Kämpfen auch Sie mit immer mehr Papier?

    Viele Unternehmen setzen noch immer auf klassische Personalakten in Papierform und gehen erst langsam die Modernisierung ihres Personal-Managements an. Die elektronische Personalakte ist Grundlage für ein modernes Personal-Management. Ein digitales Antrags- und Genehmigungsverfahren ermöglicht es, Urlaubsanträge, Bewerberinformationen, Mitarbeiteranträge, Mahnungen oder Anfragen zu Arztbesuchen deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Von der elektronischen Personalakte können Personalverantwortliche, Vorgesetze und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren, wenn sie nicht nur als digitale Dokumentenablage der Mitarbeiterinformationen genutzt wird. In ihr lassen sich alle wichtigen Personalinformationen unternehmensweit bündeln und zentral nutzen: Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Zertifikate oder andere Dokumente. Statt die klassischen Personalakten der Mitarbeiter in Hängeregistern und Schränken zu archivieren, stehen sie in digitalisierter Form elektronisch per Mausklick Personalverantwortlichen und Vorgesetzten jederzeit zur Verfügung.

    Lösungen

    Ihre Anforderung – Beispiel I – Die digitale Personalakte

    Sie möchten Ihren Verwaltungsaufwand im Personalbereich reduzieren und schlank organisieren. Aktuell arbeiten Sie in der Personal- und Finanzbuchhaltung mit Personalakten in Papierform, die in Ordnern abgelegt sind. Teilweise gibt es digitale Ordner, die auf dem Serververzeichnis Zugriffsgeschützt abgelegt worden sind. Das Papiervolumen ist recht hoch. Termine und Wiedervorlagen werden manuell erfasst und abgearbeitet. Entsprechende Personalakten müssen in der Ablage oder im Archiv mühsam gesucht werden, was einen enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter bedeutet. Wichtig war, dass die bestehende Ordnerstruktur auch elektronisch abgebildet werden kann.

    Durch die Einführung der digitalen Personalakte konnten wir diesen Zeitaufwand wesentlich reduzieren.

    Projektleiter Kurt Hahn, tkv*:
    Dokumente können schnell direkt in das System abgelegt werden, ein langes Suchen der Unterlagen ist nicht mehr nötig. Die Mitarbeiter im Bereich Personalwesen können nun ihre Wiedervorlagen organisieren und steuern.
    Die Flexibilität der digitalen Personalakte in Kombination mit Erfahrung und Know-how vom Team der Digitalen Personalakte überzeugt. Die Funktionalitäten der Digitalen Personalakte und die schnelle, kostengünstige Einführung passte zur Aufgabenstellung, zumal ein weiterer Ausbau jederzeit möglich ist. Die Ablagestrukturen erzeugen einen einheitlichen Dokumentenpool, sind intuitiv in der Anwendung und haben dadurch eine hohe Anwenderakzeptanz.

     

    Lösungen

    Ihre Anforderung – Beispiel II – Mein Personalstamm ist in meiner ERP, kann ich hier die Dokumente der Digitalen Personalakte anzeigen?

    Sie haben z.B. Microsoft Dynamics NAV, SAP, Sage etc. im Einsatz und verwalten hier Ihre Mitarbeiter. Idealweise ist eine Zeiterfassung inklusive BDE und MDE in Ihrer ERP integriert. Um Dokumente von den einzelnen Mitarbeiter sehen zu können möchten Sie nicht das System wechsel.Die digitale Personalakte ist in über 60 Systemen bereits integriert worden.

    • Lohnabrechnung direkt durchführen – die Lohnabrechnungen werden automatisiert der Personalakte zugeordnet
    • Lohnabrechnungen extern durchführen – die Abrechnungen werden nach unterschiedlichen Verfahren der Personalakte zugeordnet
    • Abmahnungen müssen nach einer bestimmten Zeit aus der Personalakte genommen werden – Sie können ein „Verfallsdatum“ definieren
    • Sie möchten durch einen Vorgang in Ihrer ERP einen Prozess starten – die digitale Personalakte bietet freidefinierbare Workflows an

    Was sagen Kunden

    blog01

    „Die Mitarbeiter im Personalwesen können nun problemlos ihre Wiedervorlagen organisieren und steuern, Dokumente direkt in das System ablegen, ein langes Suchen der Unterlagen in den Personalakten ist nicht mehr nötig.“

    blog01

    „Wir haben die Lohnabrechnung extern an Datev vergeben. Scheidet ein Mitarbeiter aus, wird diese Nummer nach einer gewissen Zeit wieder von Datev verwendet. Mit der Digitalen Personalakte konnten wir dieses Problem lösen“

    blog01

    „Nur ein gutes Softwareprodukt reicht nicht, Sie brauchen auch einen Lieferanten, der sein Produkt beherrscht und seinen Kunden von Anfang an sagen kann, worauf er zu achten hat, und worauf es bei der digitalen Personalakte ankommt“

    Kann die Digitale Personalakte auch mehr?

    Aber sicher, die Digitale Personalakte ist eine Geschäfstlösung auf Basis von dem Dokumentenmanagement-System von ELO. ELO entwickelt Softwarelösungen, die Sie dabei unterstützen, Ihre papiergebundenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen mit ELO schafft eine bessere Infrastruktur für sichere, schnelle, effektive und kostensparende Geschäftsprozesse. ELO Enterprise-Content-Management-Technologie verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

    Sie können jederzeit weitere Funktionalitäten mit aufnehmen:

    • Elektronischer Rechnungseingang
    • E-Mail Archivierung
    • Vertragsverwaltung
    • Mandantenakten
    • Bauakten
    • Maschinenakten
    • und viele Lösungen mehr

    Ihre Vorteile

    Durch die gesamte Umstellung im Personalbereich konnten wir eine Senkung der Prozesskosten erreichen. Darüber hinaus wurden die Durchlaufzeiten erheblich reduziert.

    • Sie arbeiten produktiver
    • Durch die Suche finden Sie in sekundenschnelle Ihre Dokumente
    • Datenschutzrechlich sicher aufgestellt
    • Effiziente und schnelle Abläufe
    • Fälschungssicherheit und Konsistenz
    • Geschäftsprozesse einfach steuerbar
    • Teilschritte sind transparent nachvollziehbar

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